REGLAS ESPECÍFICAS PARA EL REGISTRO DE
OPERACIONES CONTABLES
Con el propósito de unificar los criterios para el registro y la obtención de la
información requerida en forma homogénea que sirva de sustento para la toma de
decisiones, rendición de cuentas y demás actividades de la gestión interna de la
Secretaría, se hace necesaria la aplicación de reglas específicas en el registro
contable de las operaciones, de acuerdo a la siguiente clasificación
1) De activo;
2) De pasivo;
3) De patrimonio;
4) De ingresos;
5) De egresos;
6) De presupuesto;
7) De orden y
8) De información.
1.- REGLAS ESPECÍFICAS DE ACTIVO.
Integración del activo: El activo de la Dependencia o Entidad estará
integrado por el conjunto de los recursos financieros, derechos y bienes
inventariables propiedad del Gobierno del Estado.
Registro del activo: El activo se registra de acuerdo a su valor de
adquisición, producción, construcción o de avalúo.
Autenticidad del activo: Todo activo registrado será respaldado por los
documentos comprobatorios o justificatorios que soporten el derecho o
propiedad adquirida.
Registro de operaciones en moneda extranjera: Las operaciones en
moneda extranjera que realicen durante el año se registrarán al tipo de
cambio que prevalezca a esa fecha.
Registro y valuación de inventarios: El registro contable de los movimientos
de inventarios se efectuará mediante el sistema de primeras entradas
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primeras salidas (P.E.P.S.) La valuación de los inventarios se hará
basándose en el método señalado.
Registro de activos tangibles: Todo activo tangible con vida útil estimada en
más de un año de calendario y con costo de adquisición igual o superior a
15 veces el salario mínimo general diario, vigente a la fecha de adquisición
será registrado como activo. Así mismo aquellos cuya vida útil sea superior
a dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico, y que
no tengan la consideración de bienes de consumo.
Adiciones, adaptaciones y mejoras: Las erogaciones que se realicen con la
finalidad de aumentar el rendimiento, la vida útil o la capacidad de
producción del activo fijo propiedad de Gobierno del Estado deberá
registrarse como aumento de su valor.
Costo de construcción: El costo de construcción estará integrado por
aquellas erogaciones que se realicen a partir del proyecto, desarrollo y
terminación de la obra y que se identifiquen plenamente con ésta.
Obras de Infraestructura para el Desarrollo: se registrarán durante su
proceso de construcción como obra pública en proceso y una vez
terminadas se hará el traspaso mediante el acta de entrega-recepción
correspondiente para quedar a cargo de la Dependencia como responsable
de su control.
Baja de activo: La baja de activo se registrará a su valor histórico en libros,
considerando en su caso las erogaciones efectuadas por adiciones,
adaptaciones o mejoras.
2.- REGLAS ESPECÍFICAS DE PASIVO.
Integración del pasivo: El pasivo de la Dependencia o Entidad estará
integrado por el conjunto de obligaciones contraídas por la misma.
Registro de pasivo: El pasivo se registrará al momento de recibir el bien o
servicio que le dé origen al valor pactado o contratado.
Autenticidad de los pasivos: Todo pasivo registrado estará respaldado por
los documentos comprobatorios o justificatorios que soporten la obligación
contraída.
Obligaciones en moneda extranjera: Las obligaciones en moneda
extranjera se registrarán valuadas al tipo de cambio que prevalezca a la
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fecha de presentación de los estados financieros sobre las distintas divisas
que integran el adeudo y los tipos de cambio utilizados en su conversión
con notas aclaratorias sobre las variaciones en el tipo de cambio desde su
contratación.
3.- REGLAS ESPECÍFICAS DE PATRIMONIO.
Patrimonio: Es el valor del conjunto de bienes propiedad del Gobierno del
Estado que se encuentran a disposición de la Dependencia o Entidad para
la realización de sus actividades y para la prestación de los servicios
públicos. El patrimonio sólo se modificará cada año de acuerdo con los
resultados obtenidos por la Dependencia o Entidad, o como resultado de
programas de actualización del mismo.
Asimismo en esta cuenta se registrarán las donaciones, adjudicaciones y
expropiación de bienes que reciba el Estado de la Federación, Municipios y
particulares.
4.- REGLAS ESPECÍFICAS DE INGRESOS.
Integración de los ingresos: Los ingresos del Gobierno del Estado serán los
que señale la Ley de Ingresos y los originados por otro tipo de operaciones
que aumenten el patrimonio.
Registro de los ingresos: Los ingresos se registrarán en el momento en que
sean efectivamente percibidos.
Autenticidad de los ingresos: Todo ingreso que sea registrado estará
respaldado por los documentos comprobatorios o justificatorios que lo
soporten.
Ingresos por donaciones, adjudicaciones o expropiación de bienes: Los
ingresos por estos conceptos serán registrados en el momento de su
recepción, asignándoles un valor de avalúo en caso de que se desconozca
su valor real.
5.- REGLAS ESPECÍFICAS DE EGRESOS.
Integración de los egresos: Los egresos del Gobierno del Estado serán
los que señale el Presupuesto de Egresos Autorizado y los originados por
operaciones que afecten su patrimonio.
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Registro de los egresos: Los egresos de la Dependencia y Entidad serán
registrados en el momento en que se devenguen.
Autenticidad de los egresos: Todo egreso registrado estará respaldado
por los documentos comprobatorios y justificatorios que los soporten.
Registro de intereses: Cuando las operaciones realizadas generen el pago
de intereses, estos serán registrados como gasto en el ejercicio fiscal en
que se devenguen.
Gastos de conservación y mantenimiento: Las erogaciones que se
realicen con la finalidad de mantener el activo fijo en condiciones de
operación, se registrarán como gasto.
Pérdidas resultantes de siniestros: Las pérdidas por siniestros se
registrarán por la diferencia entre el valor en libros de los bienes
destruidos y el monto recuperado.
6.- REGLAS ESPECÍFICAS DE PRESUPUESTO.
Integración del presupuesto: El presupuesto de la Administración Pública
esta compuesto por las asignaciones estimadas en la Ley de Ingresos y en
el Presupuesto de Egresos de cada ejercicio.
Registro del presupuesto: Cada Dependencia o Entidad deberá llevar
registro contable del presupuesto que le sea asignado, así como su
incidencia en cuentas de resultados o de patrimonio.
Autenticidad del presupuesto: Toda afectación al presupuesto deberá estar
respaldada por los documentos que justifiquen su ejercicio.
Rectificaciones presupuestales: Aquellas operaciones que modifiquen los
ingresos o egresos presupuestales de años anteriores, deberán registrarse
como rectificaciones al presupuesto correspondiente.
Adeudos de ejercicios fiscales anteriores: Los compromisos devengados,
no pagados y no registrados al 31 de diciembre de cada año, serán
considerados dentro del presupuesto del ejercicio siguiente como adeudos
de ejercicios fiscales anteriores, para lo cual deberá presentarse en la
Secretaría y la Contraloría la justificación correspondiente.
7.- REGLAS ESPECÍFICAS DE ORDEN.
Obligaciones contingentes: Los avales y garantías otorgadas por el
Gobierno del Estado, se darán a conocer en cuentas de orden.
De igual forma aquellas operaciones de memoranda que en un momento
dado pueden convertirse en incrementos o decrementos en el Patrimonio
del Estado.
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8.- REGLAS ESPECÍFICAS DE INFORMACIÓN.
Presentación de estados e informes: La Dependencia o Entidad deberá
presentar los estados e informes financieros, presupuestales y
económicos, conforme a los modelos que establezca para tal efecto la
Secretaría de Finanzas y Planeación.
Notas a los estados e informes: Se incluirán notas o anexos explicativos a
los estados e informes cuando existan restricciones o situaciones
especiales que requieran aclaración, como es el caso de:
El registro de las transacciones de las dependencias y entidades del Poder
Ejecutivo del Gobierno del Estado de Veracruz se registra de conformidad
con el “Método Acumulativo Modificado” de contabilización y de acuerdo
al Código Financiero, la Ley de Ingresos y el Decreto del Presupuesto de
Egresos, así como las reglas contables utilizadas por entidades
gubernamentales. Las modificaciones en el “Método Acumulativo
Modificado” de contabilización mencionado son las siguientes:
a. Los ingresos se registran cuando se reciben en efectivo, excepto por
aquellos que son importantes y susceptibles de ser registrados que, aun
cuando no han sido recibidos en efectivo, ya son definidos y exigibles.
b. Los egresos se reconocen cuando se define el pasivo correspondiente,
excepto por los intereses sobre créditos bancarios que se reconocen en los
periodos en que se devengan.
c. Por lo que corresponde a anticipos para gastos, éstos se comprometen
provisionalmente según la partida presupuestal solicitada, la cual una vez
comprobada se afecta en forma definitiva.
d. Las adquisiciones de bienes muebles, inmuebles e infraestructura para el
desarrollo se consideran como egreso presupuestal por el monto de los
pagos parciales o totales, durante el ejercicio en que se realizan. Para
efectos de reconocer dentro del Balance General el costo de dichas
inversiones, el Gobierno del Estado registra los importes ejercidos como
Activo Fijo y al mismo tiempo como un incremento en su Patrimonio
dentro del rubro de Hacienda Pública.
Revelación de eventos subsecuentes: Todo acontecimiento o hecho
significativo que ocurra entre la fecha de cierre del período contable y la
fecha de emisión de los estados e informes deberá revelarse cuando afecte
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directamente a la Dependencia o Entidad e influya en la interpretación de
dichos estados e informes.
Reglas o principios:
1.- Toda cuenta del activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotacion en el debe.
2.- Toda cuenta del pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotacion en el haber.
3.- La cuenta del capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotacion en el haber.
Como las cuentas del activo empiezan con un cargo, es natural que para aumentar su saldo se debe cargar.
En cambio, para disminuir su saldo se deben abonar.
Principios que deben observarse:
a) Los aumentos del activo se cargan
b) Las disminuciones del activo se abonan
c) Los aumentos del pasivo se abonan
d) Las disminuciones del pasivo se cargan
e) Los aumentos del capital se abonan
f) Las disminuciones del capital se cargan
Reglas del cargo y del abono:
Se debe cargar:
- Cuando aumenta el activo
- Cuando disminuye el pasivo
-Cuando disminuye el capital
Se debe abonar:
- Cuando disminuye el actio
- Cuando aumenta el pasivo
- Cuando aumenta el el capital
Conclusiones de las reglas del cargo y del abono:
1. La cuantas del activo empiezan con un crago, aumetan cargandolas, disminuyen abonandolas, y su saldo es deudor.
2. Las cuantas del pasivo empiezan con un abono, aumentan abonandolas, disminuyen cargandolas y su saldo es acreedor.
3. La cuanta del capital empieza con un abono, aumenta abonandola, disminuye cargandola, y su saldo por lo general es acreedor.
4. Las cuantas del capital o de resultados; gastos de venta y gastos de administracion, siempre se cargan y, por tanto, su saldo sera deudor.
5. Las cuentas del capital o de resultados; gastos y productos financieros y otros gastos y productos, se pueden cargar o abonar y, por tanto, su saldo podra ser deudor o acreedor.
Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones:
Para registrar las operaciones, en primer lugar se deben analizar, es decir, se debe determinar la variacion que sufren las cuentas afectadas y, despues, se deben aplicar las reglas del cargo y del abono.
Modo de expresar correctamente los asientos de diario:
Para distinguir la contraposicion que guarda la cuenta de cargo como respecto de la de abono a esta ultima se le antepone en forma expresa, no escrita.
Observaciones que se aplican a las alteraciones del balance:
1.- A todo aumento del activo corresponde:
a) Una disminucion en el activo mismo
b) Un aumento en el pasivo
c) Un aumento en el capital
2.- A toda disminucion del pasivo corresponde:
a) Una disminucion en el activo
b) Un aumento en el pasivo mismo
c) Un aumento en el capital
3.- A toda disminucion de capital corresponde:
a) Una disminucion en el activo
b) Un aumento en el pasivo
c) Un aumento en el mismo capital
Partida doble:
La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que producen las operaciones en los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma del pasivo como el capital.
Balanza de comprobacion:
Esta balanza se elabora con objeto de verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor correspondientes, respetando los principios de la partida doble. La balanza de comprobacion se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra formularla a fin de cada mes, con objeto de facilitar la preparacion de la balanza de comprobacion que se presenta a fin de año. La balanza de comprobacion debe contener los siguientes datos:
1.- Nombre del negocio
2.- Nombre del documento, o sea, balanza de comprobacion
3.- Folio del mayor de cada cuenta
4.- Nombre de las cuentas
5.- Movimientos deudor y acreedor de las cuentas
6.- Saldo deudor y acreedor de las cuenta
En la balanza de comprobacion deben aparecer los movimientos de las cuentas que esten saldadas.
Al formular la balanza de comprobacion y saber si se realizo correctamente los saldos deudor y acreedor deben ser los mismos, asi como los de debe y haber, tomando en cuanta que los saldos y movimientos pueden se diferentes.
Errores en la balanza de comprobacion:
1. Haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de comprobacion
2. Haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen en el mayor
3. Haber registrado en el diario un asiento sin conciderar el equilibrio entre los cargos y los abonos, y en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas del mayor.
4. Haber cargadoo abonado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en el asiento del siario.
5. Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en los asientos de diario.
5. Haber registrado en las cuentas del mayor unicamente el cargo o el abono de uno o varios asientos de diario.
Errores que se pueden descubrirpor medio de la balanza de comprobacion:
1.- Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del diario.
2.- Haber cargado una cuenta en lugar de otra.
3.- Haber abonado una cuenta en lugar de otra.
